Existen dos tipos de tareas. Por un lado
tenemos las tareas importantes y por el otro lado tenemos las urgentes. En
función a la prioridad, realizaremos unas antes que otras.
Afectación
del rendimiento:
-
Apagafuegos: no podemos resolver de manera eficiente todos
los problemas a la vez.
-
Ansiedad: el no saber priorizar conlleva a una
acumulación de trabajo, lo que repercutiría de manera negativa en el entorno
laboral.
-
Estrés: la tensión prolongada sería contraproducente
para el entorno profesional y personal, ya que llevaría al trabajador/a a un
desgaste mental, físico y emocional.
4 maneras de
priorizar nuestras tareas, para evitar dichos problemas y gestionar nuestro
tiempo de forma eficiente:
-
Tareas
minucias (15%): tareas sencillas
necesarias para desarrollar nuestro trabajo
-
Tareas
urgentes (20%): tareas
impostergables que no repercuten en el producto o servicio prestado por
empresa.
-
Tareas
importantes (65%): tareas propias
de nuestro cargo que se realizan a largo plazo. Vulnerables a las tareas
urgentes.
-
Tareas
importantes y urgentes: tareas
importantes realizadas fuera de tiempo. Susceptible a la mala gestión del
tiempo.
Una vez conocidos los diferentes tipos de tareas existentes, podemos gestionarlas de forma eficiente, realizándolas de la más importante a la más insignificante. En el caso de no poder gestionarlas correctamente, recurriremos a estrategias como ‘’delegar’’.
El factor clave para la optimización del
tiempo es la programación. Con ésta, conseguiremos nuestros objetivos con el
menor tiempo y la mayor calidad posible.
La mala gestión del tiempo repercutirá en
nuestro trabajo.
De esta manera, cualquier equipo estimará
positivamente la correcta la organización de nuestro tiempo.
Dicha planificación incluirá las tareas a
realizar y los descansos.
CONSEJO: ¡¡No caer en la
sobreplanificación!! Ésta es perjudicial para nuestro trabajo y puede
generar ansiedad.
Propuesta de
planificación:
-
Dedicar unas 3
horas al día a una o dos tareas.
-
Otorgar 1 hora a
cada tarea urgente (dos o tres).
-
Destinar 1 hora
aproximadamente a las tareas menos importantes y a la planificación de la
próxima jornada laboral.
¡¡REGLA DE ORO DE LA PROGRAMACIÓN!!
-
Planificar
solamente el 60% de nuestra jornada laboral.
-
Dejar el 40% al descanso
y a los contratiempos.
Recomendación
para la distribución de nuestra jornada laboral:
-
60%: actividades laborales programadas.
-
20%: actividades imprevistas (urgentes o ladrones
de tiempo).
-
20%: actividades reflexivas, creativas y descansos.
SUGERENCIAS:
-
Realizar
programaciones semanales.
-
El programa
deberá estar a la vista de todos los trabajadores del departamento para que
todo el equipo pueda ver cómo se van cumpliendo los objetivos establecidos.
-
Consolidar de
bloques de tiempos productivo.
Estrategias
para conseguir un ambiente sosegado y sin interrupciones durante un espacio de
tiempo:
-
Creación de
horarios de visitas y de llamadas.
-
Evitar las
interrupciones.
-
Utilizar el canal
más adecuado según el tipo de mensaje.
-
Reducir los
tiempos muertos durante tiempo productivo.
Es
importante no frustrarnos si detectamos tiempos ‘’perdidos’’ en nuestro día a
día, ya que hay situaciones que se escapan de nuestro control (esperas por
información, interrupciones de clientes, documentos atrasados…).
Para
finalizar, vamos a proponeros 2 maneras de aprovechar estos tiempos para
convertir los tiempos ‘’perdidos’’ en ‘’productivos’’:
-
Desglosar una
tarea amplia (crear un índice, programar la agenda, fijar prioridades…).
-
Desarrollar una
parte de una tarea ya organizada.
No hay comentarios:
Publicar un comentario
Nota: solo los miembros de este blog pueden publicar comentarios.