Producción Multimedia: marzo 2018

Existen dos tipos de tareas. Por un lado tenemos las tareas importantes y por el otro lado tenemos las urgentes. En función a la prioridad, realizaremos unas antes que otras.

Afectación del rendimiento:

- Apagafuegos: no podemos resolver de manera eficiente todos los problemas a la vez.

- Ansiedad: el no saber priorizar conlleva a una acumulación de trabajo, lo que repercutiría de manera negativa en el entorno laboral.

- Estrés: la tensión prolongada sería contraproducente para el entorno profesional y personal, ya que llevaría al trabajador/a a un desgaste mental, físico y emocional.

4 maneras de priorizar nuestras tareas, para evitar dichos problemas y gestionar nuestro tiempo de forma eficiente:

- Tareas minucias (15%): tareas sencillas necesarias para desarrollar nuestro trabajo

- Tareas urgentes (20%): tareas impostergables que no repercuten en el producto o servicio prestado por empresa.

- Tareas importantes (65%): tareas propias de nuestro cargo que se realizan a largo plazo. Vulnerables a las tareas urgentes.

- Tareas importantes y urgentes: tareas importantes realizadas fuera de tiempo. Susceptible a la mala gestión del tiempo.

Una vez conocidos los diferentes tipos de tareas existentes, podemos gestionarlas de forma eficiente, realizándolas de la más importante a la más insignificante. En el caso de no poder gestionarlas correctamente, recurriremos a estrategias como ‘’delegar’’.

El factor clave para la optimización del tiempo es la programación. Con ésta, conseguiremos nuestros objetivos con el menor tiempo y la mayor calidad posible.

La mala gestión del tiempo repercutirá en nuestro trabajo.

De esta manera, cualquier equipo estimará positivamente la correcta la organización de nuestro tiempo.

Dicha planificación incluirá las tareas a realizar y los descansos.

CONSEJO: ¡¡No caer en la sobreplanificación!! Ésta es perjudicial para nuestro trabajo y puede generar ansiedad.

Propuesta de planificación:

- Dedicar unas 3 horas al día a una o dos tareas.

- Otorgar 1 hora a cada tarea urgente (dos o tres).

- Destinar 1 hora aproximadamente a las tareas menos importantes y a la planificación de la próxima jornada laboral.

¡¡REGLA DE ORO DE LA PROGRAMACIÓN!!

- Planificar solamente el 60% de nuestra jornada laboral.

- Dejar el 40% al descanso y a los contratiempos.

Recomendación para la distribución de nuestra jornada laboral:

- 60%: actividades laborales programadas.

- 20%: actividades imprevistas (urgentes o ladrones de tiempo).

- 20%: actividades reflexivas, creativas y descansos.

SUGERENCIAS:

- Realizar programaciones semanales.

- El programa deberá estar a la vista de todos los trabajadores del departamento para que todo el equipo pueda ver cómo se van cumpliendo los objetivos establecidos.

- Consolidar de bloques de tiempos productivo.

Estrategias para conseguir un ambiente sosegado y sin interrupciones durante un espacio de tiempo:

- Creación de horarios de visitas y de llamadas.

- Evitar las interrupciones.

- Utilizar el canal más adecuado según el tipo de mensaje.

- Reducir los tiempos muertos durante tiempo productivo.

Es importante no frustrarnos si detectamos tiempos ‘’perdidos’’ en nuestro día a día, ya que hay situaciones que se escapan de nuestro control (esperas por información, interrupciones de clientes, documentos atrasados…).

Para finalizar, vamos a proponeros 2 maneras de aprovechar estos tiempos para convertir los tiempos ‘’perdidos’’ en ‘’productivos’’:

- Desglosar una tarea amplia (crear un índice, programar la agenda, fijar prioridades…).

- Desarrollar una parte de una tarea ya organizada.